Orígenes de las hojas de cálculo
En 1971 se creó el concepto de una hoja de cálculo
electrónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation de Richard
Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de programas,
y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número 4.398.2491 ) algunos
de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de
patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un
caso en la corte estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente
porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al
comienzo de las patentes de software.
Dan Bricklin es el inventor aceptado de las hojas de
cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo
una tabla de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error,
tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa,
impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador,
usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las
fórmulas que intervenían en el proceso.
Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de
cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que la PC
(computadora personal) dejase de ser sólo un hobby de entusiastas de las
computadoras, para convertirse también en una herramienta en los negocios y en
las empresas.
Celdas
La celda de una hoja de cálculo es el lugar donde se pueden
introducir datos o realizar cálculos, visualmente es un espacio rectangular que
se forma en la intersección de una fila y una columna y se les identifica con
un nombre, como por ejemplo C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la
fila).
Las filas son horizontales y están identificadas por los
números en secuencia ascendente. Las columnas en cambio están identificadas con
las letras del alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de Cálculo.
En las celdas se introduce cualquier tipo de información
como texto o números, y también fórmulas o instrucciones para realizar un
determinado cálculo o tarea.
Operaciones aritméticas básicas en plantillas de cálculo
Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible
observar que, por ejemplo, los datos literales o de texto se alinean a la
izquierda de la celda mientras que un dato tipo numérico (entero o con
decimales) se alinea a la derecha de la celda de forma automática.
Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita
hacer uno o más cálculos en una celda, es necesario escribir el cálculo de un
modo diferente.
Existen operadores aritméticos básicos como la suma, la
diferencia, el producto y el cociente que permiten realizar dichos cálculos,
existen además funciones predeterminadas para dicho fin. En todos los casos,
debe anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de cálculos para que la
plantilla “reconozca” a ese dato como una operación aritmética o función sobre
determinado dato o grupo de datos.
Las cuatro operaciones básicas en plantillas: Suma, resta,
producto y cociente
La multiplicación se realiza por medio del operador * (que
se visualiza como un asterisco). Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que
hay en las celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más de dos celdas.
La división se realiza por medio del operador /. Por ejemplo
=b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1 por el de la celda c3.
Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n,
debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo, para elevar el
contenido de la celda c4 al cubo se escribe la fórmula =c4^3.
Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas
directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse si necesita restarse:
=a1-b1-c1.
Símbolos de agrupación de operaciones
Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que
se suman a una multiplicación, por ejemplo), se pueden usar paréntesis como en
matemática para separar una operación de otra. Sin embargo, y también del mismo
modo que en matemática, las operaciones tienen un Orden de Prioridad “natural”
de operación. Primero se resuelven potencias y raíces. Después cocientes y
productos. Y finalmente adiciones y sustracciones.
Orden de prioridad de las operaciones
Todas las subexpresiones entre paréntesis se evalúan
primero. Las subexpresiones con paréntesis anidados se evalúan desde el centro
hacia los extremos.
Dentro de una expresión, los operadores se evalúan de la
siguiente manera:
Se analiza la
expresión de izquierda a derecha respetando el Orden de Prioridad “natural” de
operación.
Si en la expresión
existen paréntesis, lo que se encuentra dentro de estos se evalúan de izquierda
a derecha según orden de prioridad de los mismos.
Si en la expresión
se encuentran más de un par de paréntesis, la evaluación se realiza comenzando
con el paréntesis que se encuentra más a la izquierda en la expresión hasta
llegar al par de paréntesis que se encuentra más a la derecha de la expresión.
Nociones de constantes y variables
Un par de conceptos de vital interés en matemática, y en
toda aplicación de esta ciencia a un área específica de conocimiento, es el de
constante y variable. Para emplear una terminología simple, entenderemos por
constante todo número (o más genéricamente todo valor) conciso.
Una variable en cambio, y como su nombre lo sugiere, es una
representación de un dato que puede no tener el mismo valor siempre.
Así, cuando decimos La temperatura de ebullición del agua es
de 100º C, estamos haciendo referencia a un valor constante para ese fenómeno
en particular. Sin embargo si hacemos referencia a la experiencia de calentar
el agua, observaremos que a medida que transcurre el tiempo, los valores que
toma la temperatura van variando hasta alcanzar la ebullición. En este segundo
caso, a la temperatura se la considera variable.
Operaciones con constantes
La plantilla de cálculo Excel, por supuesto, puede manipular
de forma directa valores específicos (constantes), de modo similar a una
calculadora.
Así, si se desean sumar los números 12, 13, 12 y 14 que
están en las celdas a1, a2, a3 y a4 respectivamente, será suficiente con
posicionarse, por ejemplo, en la celda a5 y escribir =12+13+12+14.
Como se verá a continuación, esta forma de realizar cálculos
(complejos o no), no es recomendable. Cometer un error en la carga de un valor
implicaría corregir el número erróneo, y además la fórmula en sí misma.
Operaciones con variables. Ventajas
Puede añadirse a todo lo anteriormente expuesto que en
Ciencias de la Computación, la interpretación de constante y de variable es
similar a la de matemática, pero tiene además un enfoque particular en lo
referente a la idea de variable.
Se considera que toda variable, en informática, almacena un
valor. De este modo será mucho más ventajoso manipular una variable, y no su
contenido específico. En la Planilla de Cálculo Excel, manipular variables
equivale a manipular celdas.
De este modo, en el ejemplo anterior, será más eficiente
escribir en la celda a5 la fórmula “con variables” =a1+a2+a3+a4, que la fórmula
“con constantes” =12+13+12+14. En la primera, si se comete un error al cargar
los valores de a1 a a4, solamente se corregirá/n dicho/s error/es. Como la
fórmula está escrita “en celdas” – o sea manipulando variables – la fórmula en
sí misma recalculará el resultado correcto sin necesidad de ser corregida.
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es
una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno,
etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en
una fórmula son : Operadores aritméticos se emplean para producir resultados
numéricos. Ejemplo: + - * / % ^ Operador tipo texto se emplea para concatenar
celdas que contengan texto. Ejemplo: & Operadores relacionales se emplean
para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como
resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
Operadores de referencia indican que el valor producido en la celda
referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: - Operador
de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de
celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unión indicado por una coma (,), une los
valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada
parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se
conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar paréntesis para
modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una
expresión antes que otras.
Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes
que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis
se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que
contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen
operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación
y por último las de operadores lógicos .
Los operadores de comparación tienen todos la misma
prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en
que aparecen. Son: Comparación Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que
(<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)
Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el
siguiente orden de prioridad (de mayor a menor): Aritméticos Lógicos
Exponenciación (^) Not Negación (-) And Multiplicación (*) y División (/) Or
Adición (+) y Sustracción (-) Concatenación de caracteres (&) Cuando hay
multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a
medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan
adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en
el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenación
de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmético pero es
prioritario respecto a todos los operadores de comparación.
Funciones Una función es una fórmula predefinida que realiza
los cálculos utilizando valores específicos en un orden particular. Todas las
funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos
mostrará un mensaje de error. 1) Los argumentos o valores de entrada van
siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones. 3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma
";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Referencias relativas
Cuando escribimos una fórmula, cualquiera que sea, podemos
evitar escribirla muchas veces por medio del punto de autorellenado, que está
en la celda seleccionada abajo a la derecha. Si nos ubicamos en la celda que
contiene la fórmula, y acercamos el ratón a ese punto hasta que el puntero se
transforma en una cruz finita y negra, puede apretarse el botón sin soltarse y
"arrastrar" la fórmula al resto de las celdas. Cuando esto se hace de
arriba para abajo, el número de la fila de la celda inicial se va incrementando
en uno, y la letra de la columna queda fija. O sea que si la primera celda (la
que contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda por celda va siendo c3,
c4, c5,…, c7, (suponiendo que la última sea c7). Si lo mismo se hace, por
ejemplo, de izquierda a derecha, ocurre al revés. El número de la fila queda
fijo, pero aumenta en uno la letra de la columna. O sea que si la primera celda
(la que contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda por celda va siendo
d2, e2, f2,…, j2, (suponiendo que la última sea j2).
Referencias absolutas
Muchas veces ocurre que un valor en una celda debe afectar a
varios valores que se encuentran en otro grupo de celdas. Por ejemplo, en una
celda puede haber un precio que debe multiplicar a varias cantidades que se
encuentran en otras celdas; o un porcentaje (de descuento o de incremento) debe
multiplicar a varios importes que están en otro rango de celdas. Para poder
utilizar la celda de precios, por ejemplo, para realizar las multiplicaciones,
no podríamos autollenar la fórmula de multiplicación para todas las celdas.
¿Por qué?, porque como el número de la fila aumenta (es relativa), ya la celda
del precio no multiplicaría a todos los números. Entonces, cuando se tiene que
multiplicar un número en una celda por varios números que están en otras
celdas, lo que conviene es inmovilizar la celda que contiene el precio. Esto se
llama hacer una celda o referencia absoluta. Hay dos maneras de hacer esto. La
primera es colocar el cursor (con el mouse o las teclas de dirección) delante
de la celda que se quiere inmovilizar y pulsar la tecla F4. Supongamos que nuestro
precio se encuentra en la celda b1 y la deseamos multiplicar por una primera
cantidad de artículos que está en la celda c5. Cuando escribamos esa primera
fórmula quedará =b1*c5. Para inmovilizar la celda b1 que tiene el precio por
artículo, colocamos el cursor delante de la celda b1 (es decir entre el signo
"=" y la "b" de b1) y después de pulsar la tecla F4, la
fórmula quedará: =$b$1*c5, con lo cual ya la celda b1 está inmovilizada y al
autollenar, no se modificará ni la letra "b" de la columna, ni el
número 1 de la fila. Hecho esto, todos los números c5, c6, c7,…. Quedarán
multiplicados por lo que hay en b1.
La otra manera de hacerlo es directamente tipear el signo $
delante de la b y el mismo signo delante del número 1 al escribir la fórmula.
Del mismo modo anterior, la fórmula se podrá autollenar al resto de las celdas.
Ordenamiento de datos
Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe
seleccionarse el mismo (inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente
sobre la base de la primera columna (columna A), utilizando los botones A-Z
(ascendente) o Z-A (descendente). Si se quiere ordenar por alguna otra columna
que no sea la primera (la A), hay que seleccionar todos los datos (con rótulos
y todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En el cuadro que aparece,
arriba de todo permite elegir de una lista desplegable por cuál rótulo de
columna quere ser la primera también), y a la derecha aparece si queremos que
el ordenamiento sea ascendente o descendente.
